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企业如何组织库存盘点?
时间 : 2018-08-08 11:17 浏览量 : 13

    库存盘点是企业对仓库物料计量单位进行实地点算,以摸清家底,保证物料账实相符的一项常规工作。账实相符是企业仓库管理及生产管理的基本要求,也是企业信息化系统有效运行的重要前提。本文作者从离散型制造业的角度,谈一下如何组织库存盘点,与同行做以探讨。


    一、盘点目的


    企业每天都进行大量的出库、入库行为,而期间的丢失、破损、报废等损耗更是无法准确掌握,就企业自身而言,盘点就是为了确切掌握某段时期内的库存数量以及损耗等信息,据此分析盈亏、改善管理,避免物料需求计划不准的问题。此外,一些盘点也是为了财务管理和外部审计的需要。


    二、盘点范围


    盘点范围包括对库存的盘点和对其他财产的盘点,如固定资产。其中,库存的盘点包括原物料、在制品(正在加工或等待继续加工,未检验)、半成品(完成加工或等待继续加工,已检验)、成品的盘点,或者塑料件、五金件、电子元件等的盘点,不同划分方式就会有不同的盘点范围,总之盘点范围直接决定盘点工作量的大小。


    三、盘点方式


    盘点方式有多种,而且不同的盘点方式可以组合运用,企业可以根据自身的情况加以选择。常见的盘点方式有定期盘点(年终盘点、年中盘点、季度盘点、月度盘点)和不定期盘点(如为特定目的对特定物料进行的临时盘点),动态盘点(盘点过程中同时发生物料的出入库行为)和静态盘点,全面盘点和抽样盘点(抽样盘点可针对仓库、物料属性、仓管员等不同方向进行)。另外,还有一种常用的盘点方式循环盘点,即按循环盘点计划对某些物料进行周期性、不间断的盘点。由于成本考虑,循环盘点常用在车间库的盘点,价值高或流动快的物料盘点周期短些(频率高些),价值低或流动慢的物料盘点周期长些(频率低些)。循环盘点可以持续有效地提高库存信息的精度,而且不影响生产。不管用哪种盘点方式,终极目标是用最少的盘点次数,达到最高水平的仓库管理。


    四、盘点准备


    失败的盘点既不能摸清家底、提升管理,又浪费了大量的人力和物力,所以盘点前充分准备、合理筹划是非常必要的。盘点准备主要是成立盘点工作组,制定盘点方案,确定盘点范围、盘点方式、盘点日程表等工作安排。要召开动员会,必要时先对盘点人员进行培训,各盘点小组负责人、仓管员、盘点人员组织各自的碰头会,以明确工作安排,盘点物料位置,人员分工等,确保盘点工作务实高效。盘点前,物料要先整理归类,放置在同一区域,盘点用的报表、表格、卡片、手叉车、堆高机、人字梯也要事先准备好。以年终静态盘点为例,采购通知供应商物料要么提前送到,要么推迟再送,不良品在盘点前需退回供应商。生产线的不良品及未使用完的物料按退料手续退到仓库,若为成品应立即办理入库,同时任何的借料、欠料都必须在盘点日期前作以了断。除了有些不易搬动的大宗物料外,车间库位清零。推荐阅读:仓储库存盘点步骤及循环盘点方法


    五、实施盘点


    盘点应由盘点总指挥统一部署,下设盘点小组、稽核小组、统计小组、保障小组等。各盘点小组组长及对应仓管员负责分管库位区域的盘点,各部门部长到岗督促、协调盘点过程中的细节,盘点过程中遇到任何异常及时向盘点总指挥报告,这样从组织上保证盘点工作责任到人。稽核组在盘点结束后对盘点情况进行抽查,看盘点卡上的物料编码、库位、数量与真实环境是否相符,记录抽查的结果,并对差异大的物料要求重新盘点。统计小组则准确无误地将盘点卡上的物料编码、库位、数量统计到专用电子表格。保障组除了后勤保障外,还要有品质人员及时对品质不明的物料判定结果,工程人员及时提供未入系统物料的新编码。

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    对于盘点卡的使用,如当时笔者公司盘点卡有蓝、黄、红、白四种颜色,蓝色标示合格品,黄色标示待处理品,红色标示不良品(报废品、退货品),白色标示生产线在制品(盘点前关闭未完工的MO),并且规定各小组负责人提前领取盘点卡,按编号登记,有效的盘点卡第一联交回,作废的盘点卡必须退回两联。盘点卡的张贴应按照仓管员的要求执行,部分物品不可直接粘贴在物料品,如彩盒、大箱、成品外箱等物料。


    盘点物料时,最好一人盘点,一人核点,并且"盘点统计表"每小段应核对一次,无误者于该表上互相签名确认。若有出入者,必须重新盘点。应将生产线物料与仓库物料区分开来。如有仓库物料存放于生产线,需要明确标示物料所属部门。对于盘点出的车间不良品应按退料手续办理退库,对于仓库不良品应办理供应商退货,并在退货后及时传递退料单到录单员,以便扣减供应商货款。盘点过程中如发现没有编码的物料(如呆滞品、报废品),都集中到一个指定的地方并记录,以便工程师判定给予物料编码。


    六、盘点后的工作


    1、每个小组将盘点卡统计并制作电子表格,由指定人员将数据汇总,完成账存数与实存数的对应,生成盘点盈亏报表,并填列差异原因及处理意见后,报公司领导审批。


    2、盘点数据录入。仓库根据审批情况作库存差异调整,财务根据审批情况作库存财务帐差异调整。


    3、对盘点发现的差额、错误、呆滞、盈亏、损耗等情况,应分别予以处理,并防止以后再发生。不足料迅速办理订购;呆料可以调拨其他单位利用或与其他公司交换处理,也可以修改再利用,借新产品设计时用掉,或打折扣退给原来的供应商;废料作变卖和回收处理。 此外,应加强车间、仓库5S工作。


    4、根据盘点情况,对相关人员进行奖惩。


    七、注意事项


    1、盘点工作异常情况应对。如出勤异常,小组中如果出现人员未按时到位,应及时报告相关领导并通知储备人员到岗;进度异常,如果有小组盘点进度落后于计划,小组负责人应在第一时间报告相关领导,并及时采取措施,确保一定按期完成。


    2、盘点工作应注意安全。立体仓高层严禁人员攀爬,第二、三层上架前,确认梯子放牢后方可上架;高空作业一定要看准、走稳、慢慢移动;化学品的搬运,一定要轻拿轻放,严格按照化学品储运方式操作;钢板在搬运过程中,一定要戴上手套,切忌蛮力操作等等。


    3、盘点工作的后勤保障。很多盘点都安排在节假日,参加盘点的人员不得请假,还应建立储备人员名单和联络方式,确保启用时及时到岗。另外要安排好厂车、饭堂等后勤工作,期间工资要翻倍发放。


    4、未结订单对盘点的影响。有些企业在盘点前,先关闭未完工的生产订单,这样盘点比较简单,其实从理论上是可以不关闭的,系统也没这样要求。考虑未完成的MO、PO、CO是在系统初始化时要做的,盘点实际上和MO没关系,在制品盘点要进行账面还原处理,如何做要看具体情况,有的客户甚至自己编程序来解决。未完成的PO不影响财务,只是入库那部分影响财务,未完成的CO也不影响财务,只是发出的那部分影响财务。


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